O Sistema Eletrônico de Informações – SEI é uma plataforma de produção e gestão de documentos e processos eletrônicos, criada em 2009 pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), com a política de “papel zero”.

Diponibilização do SEI para todos os órgão públicos do país

O sistema SEI é cedido gratuitamente à administração pública brasileira desde 2013. A disponibilização do Sistema para uso em toda a Administração Pública brasileira se deu por meio de uma iniciativa estratégica conhecida como Processo Eletrônico Nacional (PEN), que envolveu a cessão gratuita do software e a formalização de Acordos de Cooperação Técnica (ACTs).

A adesão ao SEI foi acelerada devido ao teletrabalho durante a Pandemia do COVID-19.

PROBLEMÁTICA DA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS NA UEMA ANTES DO SEI

Antes da implantação do SEI em 11 de dezembro de 2023, a tramitação de processos na UEMA — interna e externa — era inteiramente física, gerando lentidão, ineficiência e atrasos. Documentos (ofícios, processos, editais) eram transportados por motoristas da instituição em veículos oficiais, com rotas planejadas e acúmulo de volumes para otimização, o que retardava envios imediatos sendo afetados por variáveis do trânsito e ao horário de funcionamento dos órgãos e elevava os custos operacionais com combustível e manutenção dos veículos. Entregas vespertinas frequentemente inviabilizavam novos deslocamentos no mesmo dia, alongando prazos devido aos horários de funcionamento dos órgãos. Internamente, principalmente após a Portaria Normativa 54/2020 GR/UEMA que obrigou que os processos administrativos fossem tramitados exclusivamente de forma FÍSICA (impresso), a circulação entre setores e campi reproduzia essa determinação, que tinha a necessidade de assinaturas presenciais — impossibilitadas por ausências, viagens ou deslocamentos. A impossibilidade de acesso simultâneo, o risco de deterioração ou perda física, o alto custo com papel, transporte e armazenamento evidenciavam ser um sistema obsoleto. O único recurso que atenuava a problemática desse fluxo estava na utilização do Sistema Virtual de Processo (e-Processos), que estava em consonância com Decreto n. 28.860 de 14/02/2013, viabilizando o rastreio dos processos físicos.

Essa logística de tramitação de processos físicos se reproduzia nos demais órgão do governo do estado do Maranhão.

Objetivos e Características do SEI

O SEI apresenta características inovadoras, sendo 100% Web e acessível remotamente por diversos dispositivos. O sistema permite o controle de nível de acesso (para processos restritos e sigilosos) e a tramitação em múltiplas unidades simultaneamente, o que extingue com o fluxo linear tradicional do processo em papel.
O SEI foi concebido como uma ferramenta estratégica para modernizar a administração pública, substituindo integralmente o paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais. Seus objetivos centrais incluem a promoção da eficiência administrativa através de ganhos em agilidade, produtividade, transparência e redução de custos operacionais. O sistema possui características técnicas notáveis, sendo 100% web e de acesso remoto através de diversos dispositivos, com interface intuitiva e funcionalidades que permitem tramitação não-linear, controle de prazos, assinatura digital, gestão de níveis de acesso e compartilhamento de conhecimento em tempo real.

A finalidade do SEI é promover a eficiência administrativa, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência e redução de custos com papel instituir a tramitação de processos em meio eletrônico, de forma nativa e com atualização em tempo real. Ele foi escolhido como a solução no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), coordenado pelo Ministério do Planejamento.

Implantação do SEI na UEMA

A implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Estadual do Maranhão foi um processo coordenado com o Governo do Estado, seguindo a obrigatoriedade estabelecida pelos decretos estaduais. A UEMA instituiu seu Comitê Setorial de Gestão em julho de 2023 para conduzir a implementação interna, realizou treinamentos em parceria com a UFMA e a EGMA, e promoveu uma transição gradual dos processos físicos para o digital.

Desde 11 de dezembro de 2023 data oficial de sua implantação o SEI é gerenciado pela Divisão de Protocolo e Arquivo – DPA/PROINFRA, com a homologação da Resolução nº 528/2023-CAD/UEMA, que tornou o SEI o sistema oficial para todos os processos administrativos da Universidade.logística